Chính sách quyền riêng tư

1. Nguyên tắc chung

MIA Co., Ltd. (MIA株式会社, sau đây gọi là ‘chúng tôi’) vận hành OlaJob (olajob.jp, sau đây gọi là ‘Dịch vụ’), trang thông tin việc làm dành cho người nước ngoài sinh sống tại Nhật Bản. Chúng tôi xử lý thông tin cá nhân của người tìm việc và doanh nghiệp tuyển dụng theo Luật Bảo vệ Thông tin Cá nhân (APPI), Luật Ổn định Việc làm (職業安定法) và các luật, hướng dẫn liên quan của Nhật Bản.

Dịch vụ cung cấp thông tin tuyển dụng và thông tin người tìm việc (dịch vụ cung cấp thông tin tuyển dụng theo Luật Ổn định Việc làm), không phải là doanh nghiệp giới thiệu việc làm có thu phí. Chúng tôi chỉ thu thập và sử dụng thông tin cá nhân trong phạm vi cần thiết cho mục đích của Dịch vụ.

Chính sách này được soạn gốc bằng tiếng Nhật. Bản tiếng Việt là bản dịch để tham khảo; nếu có khác biệt giữa các bản, bản tiếng Nhật được ưu tiên áp dụng.

2. Thông tin chúng tôi thu thập

Chúng tôi thu thập các thông tin dưới đây. Người tìm việc cung cấp thông tin trực tiếp cho chúng tôi khi đăng ký, điền hồ sơ, ứng tuyển hoặc tải tài liệu lên. Về cookie và các công nghệ tương tự, vui lòng xem Chính sách cookie.

• Họ tên, ngày sinh, quốc tịch và giới tính (không bắt buộc)
• Thông tin liên lạc (email, số điện thoại) và nơi sinh sống (tỉnh và thành phố)
• Tư cách lưu trú, ngày hết hạn lưu trú và việc có giấy phép hoạt động ngoài tư cách lưu trú hay không
• Trình độ tiếng Nhật, học vấn, kinh nghiệm làm việc, bằng cấp và giấy phép, điều kiện làm việc mong muốn
• Tài liệu bạn tải lên (CV, rirekisho, shokumu keirekisho, chứng chỉ...) và thông tin ghi trong đó
• Đối với doanh nghiệp: họ tên, email, số điện thoại và thông tin liên lạc khác của người phụ trách, cùng thông tin cung cấp khi đăng ký doanh nghiệp
• Nếu bạn đăng nhập bằng Google: thông tin cần thiết cho việc xác thực mà chúng tôi nhận từ Google LLC (như email và họ tên)
• Thông tin được ghi lại tự động khi bạn dùng Dịch vụ (địa chỉ IP, loại trình duyệt, thời gian truy cập, lịch sử sử dụng như việc ứng tuyển và các trang đã xem, mã định danh như cookie)

3. Thẻ lưu trú và thông tin nhạy cảm

Chúng tôi không yêu cầu ảnh thẻ lưu trú (zairyu card) hay hộ chiếu khi bạn đăng ký. Nếu sau này cần giấy tờ tùy thân, chúng tôi sẽ yêu cầu riêng và giải thích rõ mục đích trước.

Theo Luật Ổn định Việc làm và các hướng dẫn liên quan, Dịch vụ không hỏi những thông tin có thể dẫn đến phân biệt đối xử trong xã hội như nguyên quán (honseki), nơi sinh, tư tưởng, tín ngưỡng hay việc tham gia công đoàn, và cũng không hỏi thông tin cá nhân cần được xử lý đặc biệt như bệnh sử hay tiền án. Vui lòng không ghi những thông tin này vào tài liệu bạn tải lên.

Thông tin về quốc tịch và tư cách lưu trú chỉ được dùng trong phạm vi cần thiết để cung cấp Dịch vụ, ví dụ để hiển thị các công việc có thể phù hợp với tư cách lưu trú của bạn, và không bao giờ được dùng để phân biệt đối xử bất công.

4. Mục đích sử dụng

Chúng tôi sử dụng thông tin cá nhân cho các mục đích dưới đây. Nếu cần sử dụng cho mục đích khác, chúng tôi sẽ xin sự đồng ý của bạn trước.

• Cung cấp Dịch vụ, bao gồm tìm kiếm việc làm và đối chiếu hồ sơ của bạn với điều kiện tuyển dụng
• Gửi hồ sơ ứng tuyển của bạn đến doanh nghiệp mà bạn ứng tuyển
• Đăng ký, xác thực đăng nhập và quản lý tài khoản
• Liên lạc với bạn, bao gồm thông báo về Dịch vụ, cập nhật tình trạng ứng tuyển, thông báo việc làm mới và trả lời câu hỏi
• Cung cấp các chức năng bạn chọn sử dụng, như CV bằng AI (hỗ trợ soạn CV bằng AI)
• Cải thiện Dịch vụ và phát triển chức năng mới bằng số liệu thống kê tổng hợp không nhận diện được cá nhân
• Ngăn chặn và xử lý gian lận, mạo danh, spam, tin tuyển dụng giả và truy cập trái phép
• Xử lý hành vi vi phạm điều khoản và giải quyết tranh chấp
• Tuân thủ pháp luật và đáp ứng yêu cầu hợp pháp của cơ quan nhà nước

5. Cung cấp cho doanh nghiệp (cung cấp cho bên thứ ba)

Chúng tôi không cung cấp dữ liệu cá nhân cho bên thứ ba nếu không có sự đồng ý của bạn.

Khi bạn ứng tuyển, chúng tôi xin sự đồng ý của bạn tại thời điểm ứng tuyển, rồi chỉ gửi hồ sơ ứng tuyển (thông tin hồ sơ, kinh nghiệm làm việc, tài liệu đính kèm...) đến đúng doanh nghiệp đó. Doanh nghiệp mà bạn không ứng tuyển sẽ không nhận được thông tin cá nhân của bạn.

Số điện thoại và email của người tìm việc không bao giờ được công khai trên Dịch vụ; thông tin không công khai như hồ sơ và tài liệu tải lên không được đưa vào chỉ mục của công cụ tìm kiếm.

Sau khi nhận hồ sơ, doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm xử lý thông tin của bạn cho mục đích tuyển dụng.

Chúng tôi chỉ có thể cung cấp dữ liệu cá nhân mà không cần sự đồng ý trong những trường hợp APPI cho phép, ví dụ khi pháp luật yêu cầu, hoặc khi cần thiết để bảo vệ tính mạng, thân thể hay tài sản của con người mà khó xin được sự đồng ý. Việc ủy thác cho nhà cung cấp dịch vụ (Mục 6) và việc chuyển giao do sáp nhập hoặc kế thừa hoạt động kinh doanh không được coi là cung cấp cho bên thứ ba.

Chúng tôi không bán thông tin cá nhân.

6. Nhà cung cấp dịch vụ (ủy thác)

Chúng tôi ủy thác toàn bộ hoặc một phần việc xử lý dữ liệu cá nhân cho các nhà cung cấp bên ngoài trong phạm vi cần thiết cho các mục đích trên, và giám sát họ phù hợp để dữ liệu được bảo đảm an toàn. Các nhà cung cấp chính gồm:

• Cloudflare, Inc. (Hoa Kỳ): lưu trữ website, cơ sở dữ liệu (D1), lưu trữ tệp (R2) và phân phối nội dung (CDN)
• Google LLC (Hoa Kỳ): đăng nhập bằng tài khoản Google
• Resend, Inc. (Hoa Kỳ): gửi email
• Google LLC (Hoa Kỳ): Gemini API, chỉ dùng khi bạn sử dụng chức năng CV bằng AI; thông tin bạn nhập vào chức năng đó sẽ được gửi đến API này

7. Chuyển dữ liệu cho bên thứ ba ở nước ngoài

Tất cả nhà cung cấp nêu ở Mục 6 đều đặt trụ sở tại Hoa Kỳ. Vì vậy, dữ liệu cá nhân của bạn được chuyển sang Hoa Kỳ và có thể được lưu trữ, xử lý trên hệ thống do các nhà cung cấp này quản lý.

Hoa Kỳ không có một luật liên bang toàn diện về bảo vệ thông tin cá nhân tương đương APPI; thông tin cá nhân ở đó được bảo vệ bởi các luật liên bang theo từng lĩnh vực và luật của các bang. Thông tin về chế độ bảo vệ thông tin cá nhân ở nước ngoài được công bố trên website của Ủy ban Bảo vệ Thông tin Cá nhân Nhật Bản (PPC), và chúng tôi cũng sẽ cung cấp thông tin khi bạn yêu cầu.

Các nhà cung cấp này áp dụng biện pháp an ninh phù hợp để bảo vệ dữ liệu cá nhân. Thông qua hợp đồng và điều khoản dịch vụ với họ, chúng tôi thực hiện các biện pháp cần thiết để bảo đảm các biện pháp phù hợp với APPI được duy trì liên tục, và sẽ cung cấp thông tin về các biện pháp đó khi bạn yêu cầu.

8. Biện pháp bảo mật

Để ngăn chặn rò rỉ, mất mát hoặc hư hỏng dữ liệu cá nhân và giữ dữ liệu an toàn, chúng tôi áp dụng các biện pháp sau:

• Kết nối được mã hóa (HTTPS)
• Kiểm soát truy cập, giới hạn người được truy cập dữ liệu cá nhân và quyền hạn của họ
• Tài liệu tải lên được lưu ở chế độ riêng tư và chỉ cung cấp cho người dùng có quyền (bạn và doanh nghiệp bạn ứng tuyển)
• Cookie phiên đăng nhập được đặt thuộc tính HttpOnly
• Giới hạn tần suất truy cập (rate limiting) để ngăn truy cập trái phép và gửi hàng loạt
• Lựa chọn và giám sát nhà cung cấp dịch vụ, tìm hiểu chế độ pháp lý của nước ngoài nơi dữ liệu cá nhân được xử lý

9. Thời gian lưu giữ

Chúng tôi lưu thông tin tài khoản trong suốt thời gian tài khoản còn tồn tại. Sau khi tài khoản bị xóa, chúng tôi sẽ xóa hoặc ẩn danh hóa thông tin trong một khoảng thời gian hợp lý, trừ khi pháp luật yêu cầu phải lưu giữ.

Hồ sơ ứng tuyển (ngày ứng tuyển, doanh nghiệp, nội dung đã gửi...) có thể được lưu giữ tối đa 3 năm để giải quyết tranh chấp.

Thông tin đã được gửi đến doanh nghiệp qua việc ứng tuyển do doanh nghiệp đó quản lý. Nếu muốn xóa, vui lòng liên hệ trực tiếp với doanh nghiệp.

10. Quyền của bạn

Theo APPI, bạn có thể yêu cầu những việc sau đối với dữ liệu cá nhân mà chúng tôi lưu giữ về bạn. Cách gửi yêu cầu được nêu ở Mục 11.

• Thông báo mục đích sử dụng
• Tiết lộ dữ liệu cho bạn (kể cả dưới dạng điện tử)
• Đính chính, bổ sung hoặc xóa nội dung
• Ngừng sử dụng hoặc xóa bỏ dữ liệu
• Ngừng cung cấp cho bên thứ ba
• Tiết lộ hồ sơ ghi nhận việc cung cấp cho bên thứ ba

11. Cách gửi yêu cầu hoặc khiếu nại

Vui lòng gửi yêu cầu, khiếu nại hoặc câu hỏi về cách chúng tôi xử lý thông tin cá nhân qua email đến privacy@olajob.jp.

Chúng tôi sẽ xác minh yêu cầu đến từ chính bạn hoặc người đại diện hợp pháp của bạn (ví dụ: xác nhận yêu cầu được gửi từ email đã đăng ký và kiểm tra bổ sung khi cần). Nếu không xác minh được danh tính, chúng tôi có thể không đáp ứng được yêu cầu.

Chúng tôi sẽ phản hồi không chậm trễ. Trong trường hợp APPI hoặc luật khác cho phép không đáp ứng, chúng tôi có thể từ chối toàn bộ hoặc một phần yêu cầu và sẽ giải thích lý do. Nếu có thu phí, chúng tôi sẽ thông báo số tiền trước.

12. Thay đổi chính sách và thông tin liên hệ

Chúng tôi có thể sửa đổi chính sách này khi pháp luật hoặc Dịch vụ thay đổi. Các thay đổi quan trọng sẽ được thông báo rõ ràng, ví dụ bằng thông báo trên Dịch vụ.

Thông tin đơn vị vận hành và đầu mối liên hệ về chính sách này:

• Đơn vị vận hành: MIA Co., Ltd. (MIA株式会社)
• Địa chỉ: 640-11 No, Habikino, Osaka 583-0884, Japan (〒583-0884 大阪府羽曳野市野640番地の11)
• Họ tên người đại diện: cung cấp không chậm trễ khi có yêu cầu
• Liên hệ về thông tin cá nhân: privacy@olajob.jp
• Liên hệ khác: support@olajob.jp