外国人のための履歴書の書き方：職務経歴書との違いと各欄のポイント

履歴書と職務経歴書は役割が違う

履歴書は定型の書類です。誰もが同じ欄を同じ順番で埋めます。氏名・連絡先と写真、年月ごとの学歴・職歴、免許・資格、志望動機、本人希望記入欄です。事実を記録する書類で、採用担当者は「どんな人か、何を学び、どこで働いてきたか、抜けはないか」を短時間で確認します。最近は、厚生労働省が公表している履歴書様式例を使う人も増えています。この様式では性別欄が任意記載になり、市販の古い様式にあった扶養家族や通勤時間などの欄はありません。

職務経歴書は自由形式の書類で、A4で1〜2枚程度にまとめるのが一般的です。それぞれの職場で実際に何をしてきたか、担当業務、プロジェクト、成果、スキルを具体的に伝えます。履歴書には会社名と年月しか書かないため、中途採用では職務経歴書のほうがじっくり読まれることも少なくありません。

新卒やアルバイトの応募では履歴書だけで済むことも多く、大企業の新卒採用では独自のエントリーシートを使う場合もあります。中途採用では両方の提出が基本です。求人に「履歴書・職務経歴書」とあれば、経験が短くても両方送りましょう。短くても分かりやすい職務経歴書があるほうが、ないよりずっと好印象です。

氏名・連絡先と写真

日付は、書き始めた日ではなく、提出日（郵送なら投函日）を書きます。氏名は在留カードに記載されているとおりの表記・順番で書き、様式が「フリガナ」ならカタカナ、「ふりがな」ならひらがなで読み方を添えます。採用後、人事は在留カードや給与の記録と照らし合わせるので、愛称や別のつづりは避けましょう。

生年月日の横の年齢は、提出日時点の満年齢です。厚生労働省の様式例では性別は任意記載なので、空欄にしても、自分の書きたい形で書いてもかまいません。住所は建物名・部屋番号まで省略せずに書き、ふりがなを付けます。電話番号は実際に出られる携帯電話、メールアドレスは名前をもとにしたシンプルなものが安心です。「連絡先」欄は、現住所以外に連絡を希望する場合だけ記入します。

写真の標準サイズは縦4cm×横3cmです。3か月以内に撮影した、正面向き・無地の明るい背景・スーツなどのビジネスらしい服装の写真を使い、髪は整え、帽子はかぶりません。証明写真機や写真館の写真なら問題ありませんが、自撮りや旅行写真の切り抜きは避けましょう。紙の写真を貼る場合は、はがれたときのために裏に名前を書いておきます。データの履歴書では、縦横比が崩れていない鮮明な画像を挿入してください。

日付の書き方と学歴・職歴

日付は和暦（令和は2019年5月から、平成は1989年から2019年4月まで）でも西暦でもかまいません。大切なのは統一することです。提出日、生年月日、学歴・職歴のすべての行、資格の取得年月まで、同じ書き方にそろえます。母国の学校の年を和暦に換算するのは間違いが起きやすいため、外国人の応募者には西暦をおすすめします。

学歴・職歴欄は、1行目の中央に「学歴」と書き、学歴を順に書いたあと、1行空けて中央に「職歴」と書き、職歴を続けます。入学・卒業の年月をそれぞれ書き、母国の学年が9月始まりでも実際の月を書きましょう。学歴は高校入学（または中学校卒業）から書くのが一般的です。学校名は正式名称で、学部・学科・専攻まで書き、海外の学校には国名を添えます。日本語学校は学歴欄に書くのが一般的で、来日の経緯も伝わります。在学中なら卒業予定年月に「卒業見込み」と書きます。

職歴には、会社名を正式名称（「（株）」ではなく「株式会社」）で書き、部署・役職と簡単な業務内容を添えます。自己都合で辞めた場合は「一身上の都合により退社」、人員整理など会社の事情なら「会社都合により退社」、契約期間の終了なら「契約期間満了により退社」が定型の書き方です。在職中なら最後に「現在に至る」と書き、欄の最後の行に右寄せで「以上」と書いて締めます。

正社員の経験がない学生や新卒は、長く続けた関連性のあるアルバイトを書くか、自己PR欄で触れるとよいでしょう。技能実習の経験がある人は、実習先の会社名を書き、技能実習だったことを明記します。空白期間は隠さないこと。長い空白がある場合は面接で説明できるよう準備し、日本語学習など、その期間にしていたことを1行添えるのも一つの方法です。

免許・資格、JLPT、在留資格の書き方

免許・資格は取得した順に、正式名称と取得年月で書きます。たとえば「日本語能力試験 N2 合格」「BJTビジネス日本語能力テスト J2 取得」「普通自動車第一種運転免許 取得」、TOEICなら正式な試験名とスコアです。海外で取得した資格・免許には国名を添え、何の資格なのか採用担当者に伝わるようにしましょう。

JLPTは、実際に合格したレベルと、結果が出た年月だけを書きます。上のレベルを目指している場合は「日本語能力試験N1 取得に向けて学習中」のように書き添えることができます。合格していないレベルを「N2程度」などと書くのはやめましょう。合格証の提出を求められることもあり、食い違いが分かったときの信用の低下は、正直に書いたN3よりずっと大きくなります。

履歴書には在留資格の専用欄がありませんが、企業にとっては採用できるかどうか、誰が入管の書類を準備するかに関わる大事な情報です。本人希望記入欄や免許・資格欄の最後に「国籍：〇〇」「在留資格：留学（在留期限：〇年〇月〇日）」のように書いておくと親切です。内定後に「留学」から「技術・人文知識・国際業務」への変更が必要になる場合などは、その旨もはっきり書きましょう。現在の在留資格は、在留カードの記載どおりに書きます。

留学生がアルバイトに応募する場合は、資格外活動許可を持っていること、学期中は週28時間まで働けることも書いておきましょう。多くのアルバイト先が最初に確認したいのがこの点です。

志望動機と本人希望記入欄

志望動機は、履歴書の中でいちばんじっくり読まれる欄です。なぜこの業界なのか、なぜこの会社なのか、自分の経験から何を生かせるのか。この三点を数文でまとめるのが基本です。会社のサービスや顧客、求人に書かれた仕事内容など具体的な点に触れ、自分が実際にしてきたことと結びつけましょう。

「日本の文化が好き」「日本語を上達させたい」のような、どの会社にも送れる文章は避けます。企業は勉強の場ではなく仕事をしてもらうために採用するので、日本語は「使う道具」として示しましょう。たとえば母国からのお客様への対応や、海外拠点との調整などです。特技・趣味・自己PRの欄がある様式では、具体的かつ簡潔に書きます。

本人希望記入欄は、希望条件を並べる場所ではありません。基本は「貴社の規定に従います。」で十分です。複数の職種を募集している場合の希望職種、勤務地、入社可能日、留学生の就労時間の上限など、本当に必要な条件だけを書きましょう。前述の国籍・在留資格を書く場所としても使えます。

職務経歴書のまとめ方

決まった書式はありませんが、多くは次のような構成です。A4で1〜2枚が理想で、経歴が長い場合でも3枚程度に収めます。一番上に表題、右上に日付と氏名を書きます。

職歴ごとに、在籍期間、会社名と事業内容・規模の一言説明、部署と役職、担当業務、確認できる成果を書きます。数字は事実であれば効果的です。チームの人数、担当した顧客数や案件数、改善した内容などです。海外で働いた会社は、採用担当者が知らない可能性が高いので、どんな会社かを一文添えましょう。

形式は経歴に合わせて選びます。直近の職歴から書く逆編年体は多くの人に向いています。職歴が短く一貫しているなら編年体、複数の分野にまたがる経験があるなら、業務の種類ごとにまとめるキャリア式も選択肢です。どの形式でも、語学力ははっきり書きましょう。母語、日本語（JLPTのレベルと仕事でどう使ってきたか）、英語（スコアがあれば）です。

• 職務要約：これまでの経歴を3〜5行で要約
• 職務経歴：会社ごとの期間・役職・担当業務・成果
• 活かせる経験・知識・スキル：応募職種に関係する経験と技能
• 語学・PCスキル：言語とレベル、使えるソフトやツール
• 資格：免許・資格
• 自己PR：仕事への向き合い方を、実際のエピソード一つで示す短い文章

手書きかパソコンか、PDFでの送り方

現在はパソコンで作成した履歴書が広く受け入れられており、外国人の応募者にとっては読みやすく修正もしやすいパソコン作成のほうが向いています。一部の昔ながらの企業では手書きを好む場合もあるので、求人の指示に従いましょう。手書きの場合は黒のボールペン（消せるペンは不可）を使い、修正液や修正テープは使わず、間違えたら書き直します。

メールやアップロードで送る場合は、ワープロや表計算ソフトのテンプレートで作成し、A4でのレイアウトを確認してからPDFに変換します。ファイル名は「履歴書_氏名.pdf」「職務経歴書_氏名.pdf」のように分かりやすくし、送る前に一度PDFを開いて写真・改行・フォントを確認しましょう。パスワードは企業から指示があった場合だけ設定します。メールの件名は「応募書類の送付（氏名）」のように分かりやすくし、本文では応募する職種を明記して簡潔にあいさつします。

書き始めるのが難しいときは、OlaJobのAI履歴書ツールを使うと、母語で入力した経験をもとに、日本語の履歴書と職務経歴書の下書きを作れます。あくまで下書きとして扱い、すべての行を読み直して事実と違う部分を直し、面接で一文一文を自分の言葉で説明できるか確認してください。

外国人の応募者によくあるミス

書類選考で落ちる理由は、経験不足よりも、避けられる小さなミスで「雑な人」と見られること、あるいは採用が可能かどうかを企業が判断できないことが多いものです。送る前に、次の点を確認しましょう。

中でも特に気をつけたいのが二つです。在留資格があいまいな応募書類は、採用できないからではなく、確認の手間がかかるという理由で後回しにされがちです。また、日本語で説明できない内容は面接で必ず表に出て、控えめでも正直な書類よりずっと大きなマイナスになります。不安があれば、日本語のビジネス文書を日常的に読んでいる人に、送る前に一度目を通してもらいましょう。

• 同じ書類の中で和暦と西暦が混ざっている
• 年齢の計算を間違えている、提出日が空欄
• 氏名のつづりや順番が在留カードと違う
• カジュアルな写真や古い写真、縦横比の崩れた写真を使っている
• 会社名を略したり、「同上」「〃」を使ったりしている
• 職歴欄の最後の「現在に至る」「以上」が抜けている
• 合格していないJLPTのレベルを書いている
• 在留資格が書かれておらず、変更が必要かどうか企業が判断できない
• どの会社にも同じ志望動機を使い回している
• 本人希望記入欄に給与やシフトの要望を並べている
• 面接で日本語で説明できない内容を書いている