Cách viết CV tiếng Nhật: Rirekisho, Shokumu Keirekisho và những lỗi hay gặp

Rirekisho và shokumu keirekisho khác nhau thế nào

Rirekisho là mẫu cố định. Ai cũng điền những ô giống nhau theo cùng thứ tự: thông tin cá nhân và ảnh, quá trình học tập và làm việc theo từng dòng năm tháng, bằng cấp chứng chỉ, lý do ứng tuyển, và mục nguyện vọng. Đây là bản ghi sự thật, người tuyển dụng dùng nó để kiểm tra nhanh bạn là ai, học gì, làm ở đâu, có khoảng trống nào không. Nhiều người hiện dùng mẫu tham khảo do Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi Nhật Bản công bố; mẫu này để ô giới tính là không bắt buộc và bỏ các câu hỏi về người phụ thuộc, thời gian đi làm vốn có trong các mẫu cũ bán ở cửa hàng.

Shokumu keirekisho là tài liệu viết tự do, thường dài 1 đến 2 trang A4, trình bày cụ thể bạn đã làm gì ở từng nơi: phụ trách việc gì, dự án nào, kết quả ra sao, có kỹ năng gì. Với người đã đi làm muốn chuyển việc, đây thường là giấy tờ được đọc kỹ nhất, vì rirekisho chỉ có tên công ty và năm tháng.

Sinh viên mới ra trường hoặc người xin baito thường chỉ cần rirekisho, và một số công ty lớn dùng entry sheet (エントリーシート) riêng cho sinh viên. Người chuyển việc thì thường phải nộp cả hai. Tin tuyển ghi 「履歴書・職務経歴書」 thì cứ gửi đủ cả hai, dù kinh nghiệm còn ít; một bản shokumu ngắn mà rõ ràng vẫn hơn hẳn không có.

Thông tin cá nhân và ảnh

Ngày tháng: ghi ngày nộp hoặc ngày gửi bưu điện, không phải ngày bắt đầu viết. Họ tên: ghi đúng như trên thẻ lưu trú (在留カード), đúng thứ tự, ví dụ NGUYEN VAN AN, và thêm cách đọc bằng katakana nếu mẫu ghi フリガナ, bằng hiragana nếu mẫu ghi ふりがな. Sau này phòng nhân sự sẽ đối chiếu hồ sơ với thẻ lưu trú và sổ lương, nên đừng dùng tên gọi ở nhà hay cách viết khác.

Ngày sinh và tuổi: ghi tuổi tròn tính đến ngày nộp. Trên mẫu của Bộ, ô giới tính không bắt buộc, bạn có thể để trống hoặc ghi theo cách mình muốn. Địa chỉ: ghi đầy đủ đến tên tòa nhà và số phòng, kèm cách đọc. Điện thoại và email: dùng số di động bạn thật sự nghe máy và một địa chỉ email đơn giản theo tên mình, tránh những email kiểu biệt danh. Ô liên lạc riêng (連絡先) chỉ điền khi muốn nhận thư ở nơi khác địa chỉ nhà.

Ảnh: cỡ chuẩn là cao 4 cm, rộng 3 cm. Dùng ảnh chụp trong vòng 3 tháng, nhìn thẳng, nền trơn sáng màu, mặc đồ công sở như áo vest sẫm màu và áo sơ mi có cổ, tóc gọn gàng, không đội mũ. Ảnh chụp ở máy chụp ảnh thẻ hay tiệm ảnh đều được; ảnh selfie hay ảnh đi chơi cắt ra thì không. Nếu dán ảnh giấy, hãy ghi tên ở mặt sau phòng khi ảnh bị bong. Với hồ sơ điện tử, chèn ảnh rõ nét, đúng tỷ lệ, đừng để bị kéo méo.

Ngày tháng, quá trình học tập và làm việc

Có thể ghi năm theo niên hiệu Nhật (和暦), như Reiwa (令和, từ tháng 5 năm 2019) và Heisei (平成, từ 1989 đến tháng 4 năm 2019), hoặc theo dương lịch (西暦). Cả hai đều được chấp nhận. Điều quan trọng là thống nhất: ngày nộp, ngày sinh, mọi dòng học tập, làm việc, chứng chỉ đều phải dùng một kiểu. Người Việt nên dùng dương lịch, vì đổi năm học ở Việt Nam sang niên hiệu Nhật rất dễ nhầm.

Phần quá trình thường bắt đầu bằng chữ 学歴 ghi ở giữa dòng đầu, rồi đến các dòng học tập; sau đó chữ 職歴 ở giữa một dòng riêng, rồi đến các dòng làm việc. Mỗi mục ghi năm và tháng nhập học, tốt nghiệp, và ghi đúng tháng thật: năm học ở Việt Nam bắt đầu tháng 9 thì cứ ghi tháng 9. Thông thường ghi từ lúc vào cấp 3 (高等学校入学) hoặc tốt nghiệp cấp 2. Tên trường ghi tên chính thức kèm khoa, chuyên ngành, và thêm chữ ベトナム cho trường ở Việt Nam. Trường tiếng Nhật thường được ghi vào phần học tập, vì nó cho thấy bạn sang Nhật thế nào. Nếu đang học, ghi tháng dự kiến tốt nghiệp kèm chữ 卒業見込み.

Phần làm việc ghi tên công ty đầy đủ (株式会社 chứ không viết tắt (株)), bộ phận, chức vụ và vài chữ mô tả công việc. Tự nghỉ thì ghi câu chuẩn 「一身上の都合により退社」; nghỉ do công ty cắt giảm thì 「会社都合により退社」; hết hạn hợp đồng thì 「契約期間満了により退社」. Nếu đang đi làm, dòng cuối ghi 「現在に至る」, và kết thúc toàn bộ phần bằng chữ 「以上」 căn lề phải.

Sinh viên chưa đi làm chính thức có thể ghi việc baito lâu dài và liên quan, hoặc nhắc đến trong phần tự giới thiệu. Người từng là thực tập sinh kỹ năng ghi tên công ty thực tập và ghi rõ đó là thực tập kỹ năng. Đừng giấu khoảng trống; nếu có thời gian dài không ghi gì, hãy chuẩn bị để giải thích khi phỏng vấn, hoặc thêm một dòng ngắn như thời gian học tiếng Nhật.

Bằng cấp, JLPT và tư cách lưu trú

Bằng cấp, chứng chỉ ghi theo thứ tự thời gian, dùng tên chính thức và năm tháng đạt được. Ví dụ: 「日本語能力試験 N2 合格」, 「BJTビジネス日本語能力テスト J2 取得」, 「普通自動車第一種運転免許 取得」, hoặc điểm TOEIC ghi đúng tên chính thức của kỳ thi. Bằng lái hay chứng chỉ cấp ở Việt Nam thì ghi thêm tên nước để người đọc hiểu đó là gì.

Với JLPT, chỉ ghi cấp đã đậu thật và tháng có kết quả. Nếu đang ôn cấp cao hơn, có thể thêm một dòng như 「日本語能力試験N1 取得に向けて学習中」 (đang học để lấy N1). Tuyệt đối không ghi cấp chưa đậu, kể cả kiểu ‘trình độ tương đương N2’. Công ty có thể yêu cầu xem giấy chứng nhận, và khi vỡ lở thì mất uy tín hơn nhiều so với ghi thật là N3.

Rirekisho không có ô riêng cho tư cách lưu trú, nhưng công ty Nhật rất cần biết, vì nó quyết định họ có tuyển được bạn không và ai phải chuẩn bị giấy tờ nộp Cục Xuất nhập cảnh. Cách rõ ràng là thêm các dòng như 「国籍：ベトナム」 và 「在留資格：留学（在留期限：〇年〇月〇日）」 vào mục nguyện vọng hoặc cuối phần bằng cấp. Nếu công việc cần đổi tư cách, ví dụ từ Du học sang visa kỹ sư (Kỹ thuật, Tri thức nhân văn, Nghiệp vụ quốc tế), hãy nói thẳng. Tư cách hiện tại ghi đúng như trên thẻ lưu trú.

Du học sinh xin baito nên ghi thêm là đã có giấy phép hoạt động ngoài tư cách (資格外活動許可) và trong kỳ học được làm tối đa 28 tiếng một tuần. Chỉ một dòng này đã trả lời câu hỏi đầu tiên của hầu hết chủ baito.

Lý do ứng tuyển và mục nguyện vọng

Ô lý do ứng tuyển (志望動機) là phần được đọc kỹ nhất trong rirekisho. Một câu trả lời tốt nói được ba ý trong vài câu: vì sao chọn ngành này, vì sao chọn đúng công ty này, và bạn đóng góp được gì từ kinh nghiệm của mình. Hãy nhắc đến điều cụ thể của công ty, như dịch vụ, khách hàng hay công việc mô tả trong tin tuyển, rồi nối nó với việc bạn đã thật sự làm.

Tránh những câu gửi công ty nào cũng được, như thích văn hóa Nhật hay muốn giỏi tiếng Nhật hơn. Công ty tuyển người để làm việc, không phải để đi học, nên hãy trình bày tiếng Nhật như công cụ bạn sẽ dùng, ví dụ tiếp khách Việt Nam hay làm cầu nối với đối tác ở Việt Nam. Một số mẫu có thêm ô sở trường, sở thích, tự giới thiệu; viết ngắn và cụ thể.

Mục nguyện vọng (本人希望記入欄) không phải chỗ liệt kê đòi hỏi. Mặc định an toàn là 「貴社の規定に従います。」, nghĩa là theo quy định của công ty. Chỉ ghi điều kiện thật sự cần: vị trí muốn ứng tuyển nếu công ty tuyển nhiều vị trí, nơi làm việc, ngày sớm nhất có thể vào làm, hoặc giới hạn theo luật như số giờ làm thêm của du học sinh. Đây cũng là chỗ tiện để ghi quốc tịch và tư cách lưu trú như đã nói ở trên.

Viết shokumu keirekisho

Không có mẫu chính thức, nhưng phần lớn theo bố cục dưới đây. Lý tưởng là 1 đến 2 trang A4; người có nhiều năm kinh nghiệm cũng nên gói trong khoảng 3 trang. Tiêu đề ở trên cùng, ngày tháng và họ tên ở góc trên bên phải.

Với mỗi nơi làm, ghi thời gian, tên công ty kèm một dòng về lĩnh vực và quy mô, bộ phận, chức danh, việc phụ trách và kết quả có thể kiểm chứng. Con số rất có sức nặng nếu là số thật: nhóm bao nhiêu người, phụ trách bao nhiêu khách hàng hay dự án, cải thiện được gì. Công ty ở Việt Nam thì thêm một câu giới thiệu, vì người tuyển dụng Nhật gần như chắc chắn chưa nghe tên.

Chọn cách trình bày hợp với mình. Kiểu đảo ngược thời gian (逆編年体), việc gần nhất ghi trước, hợp với đa số. Kiểu theo thời gian (編年体) hợp với người có quá trình ngắn và ổn định. Kiểu theo nhóm kỹ năng (キャリア式) hợp với người đã làm qua nhiều lĩnh vực khác nhau. Dù chọn kiểu nào, phần ngoại ngữ phải rõ: tiếng Việt là tiếng mẹ đẻ, tiếng Nhật kèm cấp JLPT và đã dùng trong công việc thế nào, tiếng Anh kèm điểm nếu có.

• 職務要約: tóm tắt quá trình làm việc trong 3 đến 5 dòng
• 職務経歴: từng công ty, thời gian, chức vụ, việc phụ trách, kết quả
• 活かせる経験・知識・スキル: kinh nghiệm, kỹ năng liên quan đến vị trí ứng tuyển
• 語学・PCスキル: ngoại ngữ và trình độ, phần mềm và công cụ dùng được
• 資格: bằng lái, chứng chỉ
• 自己PR: một đoạn ngắn cho thấy cách bạn làm việc, kèm một ví dụ có thật

Viết tay hay đánh máy, gửi PDF thế nào

Hiện nay hồ sơ đánh máy được chấp nhận rộng rãi, và với người nước ngoài thì đánh máy là lựa chọn tốt hơn: dễ đọc, dễ sửa. Một số ít công ty kiểu truyền thống vẫn thích viết tay, nên cứ làm theo yêu cầu trong tin tuyển. Nếu viết tay, dùng bút bi hoặc bút gel mực đen, không dùng bút xóa được, không dùng bút xóa hay băng xóa; viết sai thì viết lại cả trang.

Khi gửi qua email hoặc tải lên, hãy làm trên mẫu Word hoặc Excel, kiểm tra bố cục khổ A4, rồi xuất ra PDF. Đặt tên file rõ ràng như 「履歴書_氏名.pdf」 và 「職務経歴書_氏名.pdf」, mở lại PDF một lần để kiểm tra ảnh, xuống dòng và phông chữ. Chỉ đặt mật khẩu khi công ty yêu cầu. Tiêu đề email nên rõ như 「応募書類の送付（氏名）」, nội dung ngắn gọn, lịch sự, ghi rõ vị trí ứng tuyển.

Nếu chưa biết bắt đầu từ đâu, công cụ AI Resume của OlaJob có thể biến phần kinh nghiệm bạn viết bằng tiếng Việt thành bản nháp rirekisho và shokumu keirekisho tiếng Nhật. Hãy coi đó là bản nháp: đọc lại từng dòng, sửa mọi chỗ không đúng sự thật, và chắc chắn rằng bạn tự giải thích được từng câu bằng lời của mình khi phỏng vấn.

Những lỗi người nước ngoài hay mắc

Phần lớn hồ sơ bị loại ở vòng giấy không phải vì thiếu kinh nghiệm, mà vì những lỗi nhỏ tránh được khiến người đọc thấy cẩu thả, hoặc vì công ty không biết có tuyển được bạn hay không. Trước khi gửi, hãy dò lại theo danh sách này.

Trong đó có hai lỗi cần đặc biệt chú ý. Hồ sơ không ghi rõ tư cách lưu trú thường bị để sang một bên, không phải vì công ty không tuyển được bạn, mà vì không ai có thời gian đi hỏi lại. Còn những điều bạn không tự giải thích được bằng tiếng Nhật thì sớm muộn cũng lộ ra khi phỏng vấn, và lúc đó thiệt hơn nhiều so với một bộ hồ sơ khiêm tốn nhưng trung thực. Nếu chưa chắc, hãy nhờ người thường xuyên đọc giấy tờ công việc tiếng Nhật xem giúp trước khi gửi.

• Lẫn niên hiệu Nhật và dương lịch trong cùng một hồ sơ
• Tính sai tuổi, hoặc để trống ngày nộp
• Họ tên khác cách viết hoặc thứ tự so với thẻ lưu trú
• Dùng ảnh tùy tiện, ảnh cũ, hoặc ảnh sai tỷ lệ
• Viết tắt tên công ty, hoặc dùng 同上, 〃 thay vì ghi đầy đủ
• Quên 「現在に至る」 và 「以上」 ở cuối phần quá trình
• Ghi cấp JLPT chưa đậu
• Không ghi tư cách lưu trú, khiến công ty không biết có cần đổi visa không
• Dùng một lý do ứng tuyển cho mọi công ty
• Mục nguyện vọng toàn đòi lương, đòi ca làm
• Viết những điều không tự giải thích được bằng tiếng Nhật khi phỏng vấn