Chuyển việc khi đang có visa lao động ở Nhật: khai báo, xin phép và khoảng nghỉ

Bài này dành cho ai

Người có visa kỹ sư đang định nghỉ hoặc đã nghỉ việc, người có Tokutei Ginou muốn sang công ty khác, và nhân sự đang tuyển người đã có sẵn tư cách lao động. Người có tư cách Vĩnh trú, Định trú hay diện vợ/chồng không bị giới hạn loại công việc, nên phần lớn bài này không áp dụng.

Visa kỹ sư: những việc bắt buộc

Khai báo với ISA trong vòng 14 ngày khi hợp đồng với công ty cũ kết thúc, và trong vòng 14 ngày khi ký với công ty mới. Đây là thủ tục khai báo về cơ quan trực thuộc (所属機関等に関する届出; với visa kỹ sư là khai báo về cơ quan ký hợp đồng, 契約機関に関する届出). Nếu hai việc xảy ra trong cùng 14 ngày thì thường có thể khai chung một lần. Bạn có thể khai trực tuyến qua hệ thống khai báo điện tử của ISA, gửi bưu điện, hoặc nộp tại cục xuất nhập cảnh khu vực.

Công việc mới phải phù hợp với tư cách. Chuyển từ kỹ sư sang vị trí kỹ sư tương tự, hay từ văn phòng sang văn phòng, thường không có vấn đề. Nhưng chuyển sang việc chủ yếu là tay chân, hoặc xa hẳn ngành đã học, có thể không phù hợp, và khi đó bạn cần tư cách khác trước khi làm việc đó.

Giấy chứng nhận tư cách lao động (就労資格証明書) là thủ tục tự chọn. Bạn nộp cho ISA thông tin về công việc mới, và giấy này xác nhận công việc đó nằm trong phạm vi tư cách của bạn. Không có giấy này vẫn chuyển việc được, nhưng có giấy thì cả bạn và công ty đều yên tâm, và lần gia hạn sau thường suôn sẻ hơn, vì nếu không xin thì lần gia hạn chính là lần đầu ISA xét công việc mới. Khi được cấp giấy phải nộp lệ phí bằng tem thu nhập (mức phí hiện hành xem trên trang của ISA).

Kỹ năng đặc định: những việc bắt buộc

Giấy chỉ định (指定書) của Tokutei Ginou ghi tên công ty tiếp nhận và ngành. Muốn sang công ty khác, kể cả cùng ngành, bạn phải được cấp phép chuyển đổi tư cách lưu trú (在留資格変更許可) trước khi bắt đầu làm ở đó. Công ty mới tự chuẩn bị hợp đồng, kế hoạch hỗ trợ và giấy tờ của họ. Chuyển sang ngành khác thì còn phải đỗ kỳ thi của ngành đó hoặc thuộc diện được miễn.

Bạn vẫn phải khai báo với ISA trong 14 ngày khi hợp đồng cũ kết thúc và khi hợp đồng mới bắt đầu; công ty cũ và công ty mới cũng có nghĩa vụ báo cáo riêng. Nếu thời hạn lưu trú sắp hết mà giấy tờ của công ty mới chưa xong, đừng chờ, hãy hỏi cục xuất nhập cảnh xem trường hợp của bạn có phương án nào.

Khoảng nghỉ giữa hai công việc

Với các tư cách lao động, ISA có thể hủy tư cách nếu người giữ không thực hiện hoạt động của tư cách đó từ 3 tháng trở lên mà không có lý do chính đáng. Tích cực tìm việc sau khi nghỉ thường được xem là lý do chính đáng, nhưng ISA xét theo hoàn cảnh cụ thể, nên hãy lưu lại hồ sơ ứng tuyển và lịch phỏng vấn. Nghỉ lâu mà không tìm việc, hoặc về nước dài ngày, thì rủi ro cao hơn.

Trong thời gian nghỉ, bạn vẫn phải có bảo hiểm y tế và lương hưu. Khi ra khỏi bảo hiểm của công ty, thường bạn phải đăng ký bảo hiểm y tế quốc dân và lương hưu quốc dân (nenkin) tại tòa thị chính trong vòng 14 ngày. Nếu từng đóng bảo hiểm thất nghiệp, hãy hỏi Hello Work xem mình có được nhận trợ cấp không. Nợ đóng có thể bị hỏi đến ở lần gia hạn sau.

Các bước: visa kỹ sư

Nếu được, hãy có thư mời của công ty mới trước khi nghỉ, để khoảng nghỉ ngắn và mọi thứ rõ ràng.

• 1. So công việc mới với tư cách; nếu khác nhiều so với việc hiện tại thì hỏi ý kiến trước.
• 2. Khi nghỉ, lấy phiếu khấu trừ thuế tại nguồn (源泉徴収票, gensen), và nếu có thì lấy giấy nghỉ việc bảo hiểm thất nghiệp (離職票) và giấy chứng nhận nghỉ việc (退職証明書).
• 3. Trong 14 ngày kể từ khi nghỉ, khai báo với ISA.
• 4. Nếu có khoảng nghỉ, chuyển sang bảo hiểm y tế quốc dân và lương hưu quốc dân.
• 5. Trong 14 ngày kể từ khi ký với công ty mới, khai báo lần nữa.
• 6. Tùy chọn: xin giấy chứng nhận tư cách lao động kèm giấy tờ về công việc mới.
• 7. Ở lần gia hạn tiếp theo, nộp giấy tờ của công ty mới và giấy tờ thuế.

Các bước: Kỹ năng đặc định

Hãy báo sớm cho người phụ trách hỗ trợ. Khi hợp đồng kết thúc vì lý do từ phía công ty, kế hoạch hỗ trợ có bao gồm việc giúp bạn tìm việc mới.

• 1. Tìm công ty mới cùng ngành, hoặc thi đỗ kỳ thi của ngành mới.
• 2. Công ty mới chuẩn bị hợp đồng Tokutei Ginou, kế hoạch hỗ trợ và giấy tờ công ty.
• 3. Nộp đơn chuyển đổi tư cách khi thời hạn lưu trú còn đủ dài.
• 4. Chưa được cấp phép và chưa có giấy chỉ định mới thì chưa làm ở công ty mới.
• 5. Khai báo trong 14 ngày về hợp đồng cũ và hợp đồng mới.

Giấy tờ

Mỗi thủ tục cần giấy tờ khác nhau và có thể thay đổi, nên hãy xem mẫu mới nhất trên trang của ISA. Thông thường gồm các loại sau.

• Khai báo: thông tin thẻ lưu trú, tên và địa chỉ công ty cũ, công ty mới, ngày nghỉ và ngày vào làm
• Giấy chứng nhận tư cách lao động: đơn, hộ chiếu và thẻ lưu trú, giấy tờ về công việc và công ty mới như hợp đồng, thông tin công ty, cùng giấy chứng nhận nghỉ việc hoặc phiếu gensen của công ty cũ
• Chuyển đổi Tokutei Ginou: trọn bộ hồ sơ cho công ty mới, gồm giấy đỗ kỳ thi, hợp đồng, kế hoạch hỗ trợ và giấy tờ công ty
• Gia hạn sau khi chuyển việc: giấy tờ của công ty mới và giấy chứng nhận thuế của giai đoạn đó

Thời điểm

Hạn 14 ngày được tính từ ngày hợp đồng cũ kết thúc và từ ngày ký hợp đồng mới. Với Tokutei Ginou, thời gian xét duyệt khác nhau tùy cục và tùy hồ sơ, nên hãy nộp đơn chuyển đổi ngay khi giấy tờ của công ty mới sẵn sàng. Nếu bạn có visa kỹ sư và thời hạn lưu trú sắp hết ngay sau khi chuyển việc, có khi nộp đơn gia hạn kèm giấy tờ công ty mới sẽ hợp lý hơn là xin giấy chứng nhận trước; hành chính thư sĩ có thể giúp bạn chọn.

Những lỗi hay gặp

Các lỗi dưới đây đều không hiếm, và phần lớn có thể tránh được nếu lên kế hoạch một chút.

• Quên khai báo trong 14 ngày. Có thể bị xử phạt và bất lợi về sau
• Chuyển sang công việc không hợp với tư cách
• Với Tokutei Ginou, đi làm ở công ty mới khi chưa được cấp phép
• Nghỉ giữa hai việc quá lâu mà không giải thích được
• Bỏ trống hoặc nợ bảo hiểm y tế, lương hưu
• Không lấy phiếu gensen, sau này rắc rối về thuế
• Nghĩ rằng giấy phép cho công việc cũ tự động áp dụng cho việc mới