Chuyển từ visa du học sang visa lao động: các bước, hồ sơ và thời điểm nộp

Bài này dành cho ai

Bài viết dành cho bạn đang ở Nhật với tư cách Du học, sắp tốt nghiệp hoặc vừa tốt nghiệp đại học, cao học, cao đẳng hay trường nghề (senmon), đã có thư mời làm việc chính thức hoặc sắp có. Bài cũng có ích cho công ty lần đầu tuyển du học sinh, vì phần lớn giấy tờ là do phía công ty chuẩn bị.

Nếu ở Nhật bạn chỉ học trường tiếng, thì con đường visa kỹ sư thường phải dựa vào bằng cấp bạn có từ trước, ví dụ bằng đại học hay cao đẳng ở Việt Nam, hoặc kinh nghiệm làm việc chứng minh được. Với nhiều bạn học trường tiếng, Kỹ năng đặc định là hướng thực tế hơn. Nếu tốt nghiệp mà chưa có việc và muốn ở lại tìm tiếp, xem thêm bài về tìm việc sau khi tốt nghiệp.

Điều kiện: công việc quyết định loại visa

Không phải chọn visa trước rồi tìm việc cho vừa. Chính nội dung công việc thực tế quyết định bạn có thể xin tư cách nào, sau đó lý lịch học tập của bạn phải khớp với tư cách đó.

Visa kỹ sư dành cho việc cần kiến thức chuyên môn: lập trình, thiết kế kỹ thuật, kế toán, marketing, lên kế hoạch, biên phiên dịch, thương mại quốc tế và các việc tương tự. Nhìn chung bạn cần bằng đại học, hoặc bằng tốt nghiệp trường nghề Nhật có danh hiệu Senmonshi (専門士), thuộc ngành liên quan đến công việc. Với người tốt nghiệp đại học, ISA thường xét mối liên hệ giữa chuyên ngành và công việc linh hoạt hơn; với người tốt nghiệp trường nghề, nội dung đã học cần khớp sát với việc làm hơn. Lương phải ít nhất bằng mức người Nhật nhận khi làm việc tương đương. Công việc chủ yếu là lao động đơn giản như chỉ bưng bê, xếp hàng lên kệ hay đứng dây chuyền thì không phù hợp với visa này.

Kỹ năng đặc định số 1 dành cho việc thực hành trong các ngành được chỉ định. Bạn cần đỗ kỳ thi kỹ năng của ngành đó và một kỳ thi tiếng Nhật (JFT-Basic, hoặc JLPT từ N4 trở lên; ngành điều dưỡng cần thêm kỳ thi tiếng Nhật chuyên ngành). Công ty phải đạt tiêu chuẩn của cơ sở tiếp nhận, ký hợp đồng đúng quy định Kỹ năng đặc định và thực hiện kế hoạch hỗ trợ, tự làm hoặc ủy thác cho tổ chức hỗ trợ đã đăng ký.

Dù đi đường nào, ISA cũng có thể xem quá trình du học của bạn: tỷ lệ đi học, việc làm thêm có nằm trong số giờ được phép không, có đóng thuế cư trú và bảo hiểm y tế đầy đủ không. Tình hình hoạt động của công ty, có ổn định để tiếp tục thuê bạn hay không, cũng được xem xét.

Các bước thực hiện

Thứ tự dưới đây là cách làm phổ biến khi chuyển đổi tư cách ngay trong nước Nhật. Phòng hướng nghiệp của trường, nhân sự công ty hay văn phòng hành chính thư sĩ có thể sắp xếp hơi khác.

• 1. So nội dung công việc với điều kiện của tư cách bạn nhắm tới. Hãy nhìn việc bạn sẽ thực sự làm hằng ngày, đừng chỉ nhìn tên vị trí.
• 2. Thống nhất với công ty ai chuẩn bị giấy tờ gì: bạn, phòng nhân sự hay hành chính thư sĩ bên ngoài. Xin thư mời hoặc hợp đồng bằng văn bản ghi rõ công việc, lương, giờ làm và ngày vào làm.
• 3. Nếu đi Kỹ năng đặc định, kiểm tra bạn đã có giấy chứng nhận đỗ kỳ thi kỹ năng và tiếng Nhật đúng ngành của công việc, và công ty đã chuẩn bị kế hoạch hỗ trợ.
• 4. Xin giấy tờ từ trường, tòa thị chính và các nơi khác; giấy tờ tiếng nước ngoài thì kèm bản dịch tiếng Nhật.
• 5. Nộp đơn chuyển đổi tư cách tại cục xuất nhập cảnh khu vực quản lý nơi bạn sống. Bạn có thể tự đi nộp, hoặc người được đăng ký nộp thay như hành chính thư sĩ, luật sư, hay nhân viên được đăng ký của trường hoặc công ty. Một số loại hồ sơ có thể nộp trực tuyến.
• 6. Nếu được yêu cầu bổ sung giấy tờ thì nộp nhanh, và giữ bản sao mọi thứ đã nộp.
• 7. Khi được chấp thuận, bạn nhận thông báo. Có thể bạn sẽ được yêu cầu xuất trình bằng hoặc giấy chứng nhận tốt nghiệp. Khi được cấp phép phải nộp lệ phí bằng tem thu nhập (収入印紙), mức phí hiện hành xem trên trang của ISA. Sau đó bạn nhận thẻ lưu trú mới.
• 8. Chỉ bắt đầu làm toàn thời gian sau khi đã được cấp tư cách mới và từ ngày vào làm đã thỏa thuận.

Giấy tờ phía bạn thường chuẩn bị

Danh sách cụ thể tùy vào loại tư cách, công ty và hoàn cảnh của bạn; ISA có đăng danh sách riêng cho từng tư cách trên trang web. Các mục dưới đây là những loại giấy tờ thường được yêu cầu, không phải danh sách đầy đủ, và chuẩn bị đủ cũng không có nghĩa là chắc chắn được duyệt.

• Đơn xin chuyển đổi tư cách lưu trú, dán ảnh đúng kích thước quy định
• Hộ chiếu và thẻ lưu trú, xuất trình khi nộp
• Giấy chứng nhận tốt nghiệp, hoặc giấy chứng nhận dự kiến tốt nghiệp (卒業見込証明書) nếu nộp trước khi tốt nghiệp
• Bảng điểm, và nếu cần thì tài liệu mô tả các môn đã học
• Sơ yếu lý lịch, chứng chỉ tiếng Nhật hoặc bằng cấp khác liên quan đến công việc
• Nếu đi Kỹ năng đặc định: giấy chứng nhận đỗ kỳ thi kỹ năng và tiếng Nhật, phiếu khám sức khỏe theo mẫu quy định
• Khi được yêu cầu: giấy chứng nhận thuế cư trú hoặc giấy tờ chứng minh đã đóng thuế, bảo hiểm

Giấy tờ phía công ty thường chuẩn bị

ISA chia công ty tiếp nhận thành các nhóm (category), đại khái từ công ty lớn hoặc niêm yết đến công ty nhỏ hoặc mới thành lập; nhóm càng thấp thì giấy tờ yêu cầu càng nhiều. Công ty lần đầu tuyển người nước ngoài nên kiểm tra mình thuộc nhóm nào trước khi gom hồ sơ.

• Hợp đồng lao động, thư mời làm việc hoặc giấy thông báo điều kiện lao động (労働条件通知書) ghi rõ công việc, lương, giờ làm và thời hạn hợp đồng
• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (登記事項証明書)
• Báo cáo tài chính gần nhất, hoặc kế hoạch kinh doanh nếu công ty mới thành lập
• Giấy tờ cho thấy công ty thuộc nhóm nào, ví dụ bảng tổng hợp khấu trừ thuế tại nguồn nộp cho cơ quan thuế
• Mô tả công việc, và thường có thêm thư giải thích lý do tuyển bạn cũng như mối liên hệ giữa ngành học và công việc
• Nếu đi Kỹ năng đặc định: hợp đồng và kế hoạch hỗ trợ theo mẫu quy định, giấy tờ cho thấy công ty tuân thủ luật lao động, bảo hiểm xã hội và thuế

Thời điểm nộp

Thời gian xét duyệt khác nhau tùy cục xuất nhập cảnh, mùa trong năm và từng hồ sơ, nên hãy lên kế hoạch trước nhiều tháng. Mùa tốt nghiệp tháng 3, vào làm tháng 4 là lúc đông nhất năm. Các cục thường bắt đầu nhận hồ sơ của người dự kiến tốt nghiệp vài tháng trước ngày tốt nghiệp; ISA có thông báo thời điểm nhận, hãy theo dõi và nộp sớm nhất có thể.

Luôn nộp trước khi thời hạn lưu trú hiện tại hết. Nếu bạn nộp trước hạn mà đến ngày hết hạn vẫn chưa có kết quả, nhìn chung bạn vẫn được ở lại với tư cách hiện tại cho đến khi có quyết định, tối đa hai tháng kể từ ngày hết hạn ban đầu. Đó là lưới an toàn, đừng coi là kế hoạch.

Cẩn thận với việc làm thêm sau khi tốt nghiệp. Giấy phép làm thêm của du học sinh dựa trên việc bạn đang đi học, nên khi đã tốt nghiệp thì về nguyên tắc không còn dùng được nữa. Hãy hỏi rõ trước khi tiếp tục làm thêm trong lúc chờ kết quả.

Những lỗi hay gặp

Phần lớn trường hợp bị từ chối hoặc kéo dài đến từ vài lỗi có thể tránh được. Nếu hồ sơ của bạn có điểm đặc biệt, như đổi ngành giữa chừng, có thời gian nghỉ học, công ty nhỏ hoặc mới lập, hay từng làm thêm quá giờ, hãy hỏi riêng hành chính thư sĩ hoặc luật sư trước khi nộp.

• Tên vị trí nghe chuyên môn nhưng việc thực tế chủ yếu là lao động đơn giản
• Ngành học không liên quan rõ đến công việc mà hồ sơ không giải thích mối liên hệ
• Làm thêm quá 28 tiếng mỗi tuần khi còn đi học, hoặc nợ thuế cư trú, bảo hiểm y tế
• Đợi giấy tờ của công ty đến sát ngày hết hạn lưu trú
• Đi làm toàn thời gian trước khi được cấp tư cách mới
• Tin người hứa ‘chắc chắn đậu visa’ hoặc trả tiền cho môi giới vì lời hứa đó. Chỉ ISA mới quyết định