Phỏng vấn xin việc ở Nhật: quy trình, phép tắc và những câu hỏi người nước ngoài hay gặp

Quy trình tuyển chọn thường thấy

Phần lớn công ty vừa và lớn đi theo khuôn: xét hồ sơ (書類選考), đôi khi có bài kiểm tra năng lực hoặc tiếng Nhật, một đến ba vòng phỏng vấn, rồi mới báo đậu (内定). Vòng đầu thường do phòng nhân sự hoặc trưởng nhóm phụ trách, chủ yếu xem cách giao tiếp, thái độ và điều kiện. Các vòng sau đào sâu kỹ năng, còn vòng cuối thường là trưởng phòng hoặc ban giám đốc hỏi vì sao bạn chọn công ty này và có định gắn bó lâu không.

Công ty nhỏ, nhà hàng hay xưởng có khi chỉ gặp một lần với chủ hoặc quản lý. Nếu đi qua công ty giới thiệu việc làm, họ có thể hẹn bạn nói chuyện trước khi gặp công ty tuyển dụng. Dù theo kiểu nào, nên hỏi trước ai sẽ phỏng vấn, mất bao lâu và dùng tiếng Nhật hay tiếng Anh.

Tuyển sinh viên mới ra trường (新卒採用) hay có phỏng vấn nhóm và thảo luận nhóm. Ở đó công ty xem bạn biết lắng nghe và phối hợp không, chứ không chấm ai nói nhiều nhất.

Phép tắc khi phỏng vấn trực tiếp

Nên tới tòa nhà sớm một chút, nhưng chỉ vào quầy lễ tân khoảng 5 đến 10 phút trước giờ hẹn. Vào quá sớm có thể làm phiền người ta. Nếu tàu trễ và có thể đến muộn, hãy gọi cho người liên hệ trước giờ bắt đầu, xin lỗi ngắn gọn và báo giờ dự kiến tới.

Khi vào phòng: gõ cửa, chờ trả lời, nói 「失礼いたします」, đóng cửa rồi đứng cạnh ghế. Chỉ ngồi khi được mời. Đặt túi xuống sàn cạnh chân, ngồi thẳng lưng, tay để trên đùi. Kết thúc thì đứng dậy cảm ơn, cúi chào, tới cửa nói lại 「失礼いたします」 rồi mới ra.

Với việc văn phòng và tuyển sinh viên mới, vest màu tối vẫn là lựa chọn an toàn. Việc ở xưởng, nhà hàng hay IT mà công ty nói mặc thường phục cũng được thì vẫn nên chọn đồ gọn gàng, sạch sẽ. Mang theo CV in sẵn, thẻ lưu trú, bút và sổ ghi chép.

• Tắt hẳn điện thoại, không chỉ để chế độ im lặng
• Cởi áo khoác trước khi vào tòa nhà và gấp lại cầm trên tay
• Gọi đúng tên công ty, khi nói dùng 御社 để chỉ công ty họ
• Trả lời kết luận trước, lý do hoặc ví dụ sau

Phỏng vấn online

Vòng đầu và ứng viên còn ở nước ngoài giờ thường phỏng vấn online. Hôm trước hãy thử kết nối bằng đúng phần mềm công ty dùng, cập nhật ứng dụng, kiểm tra camera, micro và mạng. Hôm đó vào sớm vài phút, bật camera và chờ.

Chọn phòng yên tĩnh, phông nền đơn giản, ánh sáng chiếu từ phía trước chứ không phải sau lưng. Đặt camera ngang tầm mắt, khi nói nhìn vào ống kính chứ không nhìn hình mình trên màn hình. Mặc đồ như đi phỏng vấn thật, cả trên lẫn dưới, phòng khi phải đứng dậy.

Âm thanh có độ trễ nên dễ nói chen lời người phỏng vấn, hãy ngừng một nhịp rồi mới trả lời. Mất kết nối thì vào lại ngay hoặc gọi số điện thoại đã được cung cấp. Chuẩn bị sẵn số đó và đường link trước khi bắt đầu.

Câu hỏi người nước ngoài hay gặp

Đầu tiên là những câu quen thuộc: tự giới thiệu, vì sao quan tâm công ty này, đã làm gì ở chỗ cũ hay ở trường, điểm mạnh điểm yếu, khi nào có thể bắt đầu. Chuẩn bị một bài tự giới thiệu khoảng một phút, khớp với CV.

Câu hỏi về tư cách lưu trú là bình thường và chính đáng. Trước khi tuyển, công ty phải xác nhận bạn được phép làm công việc đó, nên họ có thể xin xem thẻ lưu trú, hỏi tư cách, thời hạn lưu trú và kế hoạch gia hạn hay chuyển đổi. Hãy trả lời chính xác. Nếu bạn là du học sinh ứng tuyển chính thức, nói rõ khi nào tốt nghiệp và bạn hiểu là cần chuyển đổi tư cách lưu trú. Đừng khẳng định chắc chắn sẽ được chuyển; quyết định thuộc về Cục Quản lý Xuất nhập cảnh và Lưu trú Nhật Bản.

Bạn cũng có thể bị hỏi vì sao sang Nhật, định làm ở Nhật bao lâu, sẽ thích nghi với văn hóa công sở Nhật thế nào. Thường họ chỉ muốn xem quyết tâm và khả năng thích nghi, không phải bắt lỗi. Câu trả lời cụ thể, thật lòng hiệu quả hơn những lời hứa lớn.

• Tư cách lưu trú hiện tại là gì, hết hạn khi nào?
• Có giấy phép hoạt động ngoài tư cách không (với du học sinh và visa gia đình)?
• Trình độ tiếng Nhật và đã dùng tiếng Nhật ở đâu?
• Vì sao muốn làm ở Nhật và trong ngành này?
• Dự định làm ở Nhật bao lâu?
• Có làm ca, cuối tuần hoặc tăng ca được không?

Trả lời 志望動機 và 自己PR

志望動機 là lý do bạn chọn chính công ty này, không phải lý do muốn sang Nhật hay chọn ngành. Một khung dễ dùng: điều gì thu hút bạn (sản phẩm, dịch vụ, thị trường, cách làm việc), nó liên quan gì tới kinh nghiệm của bạn, và bạn muốn đóng góp gì. Nếu câu trả lời dùng cho công ty nào cũng được thì vẫn còn chung chung. Hãy thêm một chi tiết cụ thể bạn đọc được trên web, tin tuyển dụng hoặc thấy khi ghé cửa hàng của họ.

自己PR là phần giới thiệu ngắn một hai điểm mạnh, có bằng chứng. Nêu điểm mạnh, kể một chuyện cụ thể ở chỗ làm, trường học hay baito, nói kết quả, rồi nối sang công việc sắp làm. Thay vì nói mình chăm chỉ, hãy kể lần bạn được giao hướng dẫn người mới ở chỗ làm thêm, hoặc cách bạn giảm lỗi trong phần việc mình phụ trách.

Cả hai phải khớp với CV và phiếu đăng ký đã nộp. Người Nhật thường đọc kỹ hồ sơ và hỏi lại từng dòng. Nếu việc dùng tiếng Nhật, hãy luyện nói thành tiếng. Nói thể lịch sự rõ ràng tốt hơn cố dùng kính ngữ khó mà mình chưa quen.

Câu hỏi ngược cuối buổi (逆質問)

Gần cuối gần như chắc chắn bạn sẽ nghe 「何か質問はありますか」. Trả lời không có câu nào dễ bị coi là không mấy quan tâm, nên hãy chuẩn bị hai ba câu. Câu hỏi tốt cho thấy bạn đã hình dung mình làm ở đó.

Nên hỏi về công việc, đội nhóm, đào tạo trước. Lương, tăng ca, ngày nghỉ rất quan trọng, nhưng ở vòng đầu thường dễ hơn nếu xác nhận với nhân sự, với công ty giới thiệu, hoặc trong giấy điều kiện lao động. Nếu cần hỗ trợ giấy tờ visa, hỏi công ty thường chuẩn bị hồ sơ chuyển đổi tư cách thế nào là hoàn toàn hợp lý.

• Một ngày làm việc ở vị trí này diễn ra thế nào?
• Mấy tháng đầu được đào tạo ra sao?
• Người làm tốt trong nhóm này thường có điểm chung gì?
• Nhóm đã có nhân viên nước ngoài chưa, họ làm quen với công việc thế nào?

Những điều nhà tuyển dụng không nên hỏi

Bộ Y tế, Lao động và Phúc lợi Nhật có hướng dẫn về tuyển dụng công bằng, yêu cầu doanh nghiệp đánh giá ứng viên chỉ dựa trên năng lực và sự phù hợp với công việc, tránh thu thập thông tin không liên quan. Việc xác nhận tư cách lưu trú và quyền được làm việc là thủ tục bắt buộc theo luật, không thuộc nhóm này.

Các nội dung được coi là không nên hỏi gồm: nguyên quán theo hộ tịch (本籍) hay nơi sinh, nghề nghiệp, thu nhập, tài sản của gia đình, hoàn cảnh nhà ở, tôn giáo, đảng phái ủng hộ, tư tưởng, quan điểm sống, hoạt động công đoàn. Những câu này có thể dẫn tới phân biệt đối xử khi tuyển dụng. Thực tế vẫn có người phỏng vấn hỏi chuyện gia đình theo thói quen.

Gặp câu khó chịu, bạn có thể trả lời ngắn rồi quay lại nói về kỹ năng, hoặc lịch sự nói rằng mình muốn tập trung vào nội dung công việc. Nếu thấy bị đối xử không công bằng, bạn có thể hỏi ý kiến Cục Lao động tỉnh hoặc văn phòng Hello Work.

Sau phỏng vấn: cảm ơn và nhận đậu

Gửi email cảm ơn ngắn trong ngày là việc phổ biến và được đánh giá tốt, nhất là sau vòng cuối. Vài dòng là đủ: cảm ơn đã dành thời gian, nhắc một điểm bạn thấy thú vị, nói lại mong muốn được làm việc. Nếu ứng tuyển qua công ty giới thiệu thì gửi cảm nhận cho họ.

Khi được báo đậu (内定), hãy xin điều kiện làm việc bằng văn bản trước khi nhận: nội dung việc, nơi làm, lương, giờ làm, ngày nghỉ, thời hạn hợp đồng. Trả lời trong hạn công ty đưa ra. Nếu cần thêm thời gian vì đang chờ kết quả chỗ khác, cứ nói thật và hỏi có thể lùi hạn một chút không.

Với người nước ngoài, báo đậu nhiều khi mới là bước đầu. Nếu cần chuyển đổi tư cách lưu trú, bạn và công ty sẽ cùng chuẩn bị hồ sơ, và thường phải chờ có giấy phép mới được đi làm. Đừng nghỉ việc hiện tại hay dừng hoạt động hiện tại khi chưa nắm rõ thời gian.