Visa kỹ sư (Gijinkoku): điều kiện, thời hạn lưu trú và danh sách kiểm tra

Bài này dành cho ai

Du học sinh tốt nghiệp chuyển từ tư cách Du học, người đang ở nước ngoài nhận được thư mời từ công ty Nhật, và người đang ở Nhật với tư cách khác vừa tìm được công việc phù hợp. Công ty tuyển người nước ngoài cũng có thể dùng các điểm dưới đây để thiết kế vị trí và hợp đồng cho đúng tư cách.

• IT: lập trình, hạ tầng, kiểm thử, dữ liệu
• Kỹ thuật: thiết kế cơ khí, điện, xây dựng, kỹ thuật sản xuất
• Văn phòng: kế toán, tài chính, marketing, kế hoạch, nhân sự, chiến lược kinh doanh
• Nghiệp vụ quốc tế: biên dịch, phiên dịch, dạy ngoại ngữ, thương mại quốc tế, thiết kế

Điều kiện

Nội dung công việc. Công việc phải thật sự cần kiến thức hoặc kỹ năng chuyên môn. Việc chủ yếu là thao tác đơn giản, lặp lại mà ai học nhanh cũng làm được, như đứng dây chuyền, dọn dẹp, bưng bê hay xếp hàng lên kệ, thì không phù hợp, dù tên vị trí là gì. ISA nhìn vào việc thực tế, nơi làm và tỷ lệ các đầu việc.

Bằng cấp hoặc kinh nghiệm cho việc kỹ thuật và nhân văn. Cách phổ biến là có bằng đại học, ở Nhật hay nước ngoài đều được, hoặc bằng trường nghề Nhật có danh hiệu Senmonshi (専門士), thuộc ngành liên quan đến công việc. Với bằng đại học, ISA xét mối liên hệ giữa chuyên ngành và công việc khá rộng; với bằng trường nghề, nội dung học cần khớp sát hơn. Nếu không có bằng phù hợp, từ 10 năm kinh nghiệm thực tế trở lên trong lĩnh vực đó có thể thay thế, và thời gian học chuyên ngành liên quan ở đại học, cấp ba hay trường nghề được tính vào số năm này. Với một số việc IT, đỗ hoặc có chứng chỉ công nghệ thông tin do Bộ trưởng Bộ Tư pháp chỉ định có thể thay cho điều kiện bằng cấp.

Kinh nghiệm cho nghiệp vụ quốc tế. Với biên dịch, phiên dịch, dạy ngoại ngữ, quan hệ công chúng, thương mại quốc tế, thiết kế hay phát triển sản phẩm dựa trên văn hóa nước ngoài, điều kiện chuẩn là từ 3 năm kinh nghiệm làm việc liên quan. Người đã tốt nghiệp đại học làm biên dịch, phiên dịch hoặc dạy ngoại ngữ thì không cần 3 năm kinh nghiệm này.

Lương và công ty. Lương phải ít nhất bằng mức người Nhật nhận khi làm việc tương đương, theo hợp đồng với một tổ chức tại Nhật. ISA cũng xem công ty có hoạt động ổn định, lâu dài hay không. Làm theo hình thức phái cử (haken) vẫn được nếu công việc ở công ty tiếp nhận phù hợp với tư cách. Quy định không đặt mức tiếng Nhật cố định, nhưng thực tế nhiều việc cần tiếng Nhật.

Các bước thực hiện

Cách làm tùy vào việc bạn đang ở đâu. Nếu bạn đã có visa kỹ sư và đang đổi công ty, xem bài về chuyển việc để biết thủ tục khai báo và giấy chứng nhận tự chọn.

• 1. Liệt kê công việc: các đầu việc chính hằng ngày và mỗi việc chiếm khoảng bao nhiêu thời gian, kiểm tra xem có cần kiến thức chuyên môn không.
• 2. So với lý lịch của bạn: chuyên ngành của bằng cấp, hoặc số năm kinh nghiệm chứng minh được.
• 3. Có điều kiện bằng văn bản: công việc, lương, giờ làm, thời hạn hợp đồng, nơi làm việc.
• 4. Nếu đang ở nước ngoài: công ty, hoặc người được công ty ủy quyền, xin giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE, 在留資格認定証明書) tại cục xuất nhập cảnh khu vực. Sau đó bạn xin visa tại Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Nhật và nhập cảnh.
• 5. Nếu đang ở Nhật với tư cách khác: bạn tự nộp hoặc nhờ người được đăng ký nộp thay, nộp đơn chuyển đổi tư cách tại cục xuất nhập cảnh nơi bạn sống.
• 6. Bổ sung giấy tờ ngay khi được yêu cầu.
• 7. Khi được cấp phép chuyển đổi, bạn nộp lệ phí bằng tem thu nhập (mức phí hiện hành xem trên trang của ISA) và nhận thẻ lưu trú mới. Nhập cảnh qua các sân bay lớn thường được cấp thẻ ngay tại sân bay.
• 8. Sau khi có chỗ ở, khai báo địa chỉ tại tòa thị chính hoặc văn phòng quận trong vòng 14 ngày.

Hồ sơ

ISA công bố hồ sơ cho tư cách này theo nhóm (category) của công ty: công ty niêm yết và tương đương nộp ít nhất, công ty nhỏ hoặc mới thành lập nộp nhiều nhất. Dưới đây là các loại giấy tờ thường gặp, không phải danh sách đầy đủ, và chuẩn bị đủ cũng không bảo đảm được duyệt. Giấy tờ tiếng nước ngoài thường cần bản dịch tiếng Nhật.

• Đơn và ảnh đúng kích thước; hộ chiếu và thẻ lưu trú nếu bạn đang ở Nhật
• Bằng hoặc giấy chứng nhận tốt nghiệp, bảng điểm; người học trường nghề cần giấy chứng nhận danh hiệu Senmonshi
• Nếu dựa vào kinh nghiệm: giấy xác nhận của công ty cũ ghi vị trí, công việc và thời gian làm
• Nếu dùng ngoại lệ IT: giấy chứng nhận đỗ hoặc chứng chỉ IT đó
• Hợp đồng lao động hoặc giấy thông báo điều kiện lao động ghi công việc, lương, thời hạn
• Giấy đăng ký doanh nghiệp và báo cáo tài chính gần nhất, hoặc kế hoạch kinh doanh nếu công ty mới lập
• Giấy tờ cho thấy nhóm của công ty, ví dụ bảng tổng hợp khấu trừ thuế tại nguồn hằng năm
• Mô tả công việc, và nếu cần thì thư giải thích vì sao vị trí này cần kiến thức của bạn

Thời hạn lưu trú và thời điểm nộp

Thời hạn lưu trú được cấp là 5 năm, 3 năm, 1 năm hoặc 3 tháng. ISA quyết định dựa trên các yếu tố như nhóm của công ty, thời hạn hợp đồng và quá trình lưu trú của bạn. Không ai hứa trước được một thời hạn cụ thể, và việc lần đầu được cấp ngắn rồi dài dần qua các lần gia hạn là chuyện không hiếm.

Thời gian xét duyệt khác nhau tùy cục, tùy mùa và tùy hồ sơ, nên hãy dự trù trước nhiều tháng. COE phải được dùng để nhập cảnh trong thời hạn hiệu lực, thường là ba tháng kể từ ngày cấp. Nếu đang ở Nhật, mọi đơn chuyển đổi hay gia hạn phải nộp trước khi thời hạn lưu trú hiện tại hết; đơn gia hạn nộp được từ khoảng ba tháng trước ngày hết hạn.

Những lỗi hay gặp

Hồ sơ dựa vào kinh nghiệm, công ty nhỏ hoặc mới lập, và vị trí vừa làm văn phòng vừa làm hiện trường cần đặc biệt cẩn thận. Những trường hợp này nên nhờ hành chính thư sĩ hoặc luật sư xem trước kế hoạch rồi mới nộp.

• Trên giấy là vị trí chuyên môn nhưng thực tế chủ yếu làm tay chân hoặc đứng quầy
• Thời gian đào tạo ở xưởng hay cửa hàng kéo dài mà không giải thích. Đào tạo tạm thời tại hiện trường có thể được chấp nhận nếu nằm trong kế hoạch áp dụng như nhau cho cả nhân viên người Nhật, nhưng phải giải thích rõ
• Lương thấp hơn đồng nghiệp người Nhật làm cùng việc
• Ngành học xa công việc mà không giải thích mối liên hệ
• Làm thêm việc ngoài phạm vi tư cách mà không có giấy phép hoạt động ngoài tư cách
• Quên khai báo với ISA trong 14 ngày khi nghỉ việc hoặc vào công ty mới
• Người đi phái cử bị chuyển sang nơi làm mà công việc không còn hợp với tư cách