Gia hạn visa (thời hạn lưu trú) ở Nhật: khi nào nộp, hồ sơ và thời gian đặc lệ

Bài này dành cho ai

Người có tư cách lưu trú trung và dài hạn như visa kỹ sư, Kỹ năng đặc định, Du học hay Gia đình, thời hạn lưu trú sắp hết và sẽ tiếp tục cùng hoạt động. Nếu hoạt động thay đổi, ví dụ từ đi học sang đi làm, bạn cần nộp đơn chuyển đổi tư cách chứ không phải gia hạn. Người Vĩnh trú không gia hạn thời hạn lưu trú, nhưng vẫn phải đổi thẻ lưu trú khi thẻ hết hạn.

Điều kiện

Gia hạn không phải là tự động. ISA xem bạn có còn thực hiện đúng hoạt động của tư cách không, còn đáp ứng điều kiện của tư cách không, và cách bạn sinh sống ở Nhật. Thực tế gồm những điểm sau.

• Tiếp tục cùng hoạt động: làm công việc hợp với tư cách, đi học, hoặc sống cùng người thân đang nuôi bạn
• Tình hình công ty hoặc người bảo lãnh: với visa lao động là độ ổn định của công ty; với visa Gia đình là thu nhập của người bảo lãnh
• Nghĩa vụ công: đóng thuế cư trú, tham gia và đóng bảo hiểm y tế, lương hưu
• Nghĩa vụ khai báo: báo tòa thị chính khi chuyển nhà, báo ISA trong 14 ngày khi đổi công ty
• Chấp hành pháp luật: kể cả giới hạn giờ làm thêm

Các bước thực hiện

Quy trình gần như giống nhau với hầu hết các tư cách; khác nhau chủ yếu ở danh sách giấy tờ.

• 1. Xem ngày hết hạn trên thẻ lưu trú và đặt lời nhắc vào khoảng ba tháng trước ngày đó.
• 2. Tải mẫu đơn mới nhất trên trang của ISA và đọc danh sách giấy tờ cho tư cách của bạn.
• 3. Gom giấy tờ: giấy tờ của công ty, giấy chứng nhận thuế cư trú ở tòa thị chính, và giấy tờ riêng theo tư cách.
• 4. Nộp tại cục xuất nhập cảnh khu vực nơi bạn sống, tự nộp hoặc nhờ người được đăng ký nộp thay. Nhiều trường hợp có thể nộp trực tuyến; cá nhân tự nộp thường cần thẻ My Number.
• 5. Khi nộp tại quầy, thẻ lưu trú của bạn được ghi dấu là đang có đơn chờ xét. Luôn mang theo thẻ này.
• 6. Khi có kết quả, bạn nhận được thông báo. Mang hộ chiếu, thẻ lưu trú và giấy thông báo đến cục, nộp lệ phí bằng tem thu nhập (mức phí hiện hành xem trên trang của ISA) và nhận thẻ mới.

Giấy tờ thường được yêu cầu

ISA công bố danh sách giấy tờ cho từng tư cách; với visa lao động, danh sách còn tùy vào nhóm (category) của công ty. Giấy tờ cấp tại Nhật thường phải là bản mới, hay gặp nhất là cấp trong vòng ba tháng, nên hãy đọc hướng dẫn trước khi đi xin. Danh sách dưới đây chỉ là các loại thường gặp; chuẩn bị đủ cũng không bảo đảm được duyệt.

• Đơn xin gia hạn thời hạn lưu trú, dán ảnh đúng kích thước
• Hộ chiếu và thẻ lưu trú
• Giấy chứng nhận thuế cư trú của năm gần nhất (課税証明書 và 納税証明書) từ tòa thị chính, thể hiện thu nhập chịu thuế và tình trạng nộp thuế
• Visa lao động: giấy xác nhận đang làm việc và, tùy nhóm của công ty, giấy tờ của công ty
• Visa Gia đình: giấy tờ của người bảo lãnh như thẻ lưu trú, giấy xác nhận đang làm việc, giấy chứng nhận thuế, kèm giấy tờ chứng minh quan hệ gia đình
• Du học: giấy chứng nhận đang học, giấy chứng nhận chuyên cần và bảng điểm
• Có thể được yêu cầu xuất trình thẻ bảo hiểm y tế tại quầy

Thời điểm nộp và thời gian đặc lệ

Với thời hạn lưu trú từ sáu tháng trở lên, nhìn chung bạn có thể nộp từ khoảng ba tháng trước ngày hết hạn. Nộp sớm giúp bạn có thời gian bổ sung giấy tờ nếu được yêu cầu.

Bạn bắt buộc phải nộp trước khi thời hạn lưu trú hết. Nếu đã nộp đúng hạn mà đến ngày hết hạn vẫn chưa có quyết định, nhìn chung bạn vẫn được ở Nhật với cùng tư cách cho đến khi có quyết định, hoặc đến hết hai tháng kể từ ngày hết hạn ban đầu, tùy mốc nào đến trước. Đây gọi là thời gian đặc lệ (特例期間). Thời gian này không áp dụng cho thời hạn lưu trú rất ngắn.

Đi nước ngoài khi đơn đang chờ xét cần hết sức cẩn thận. Về nguyên tắc có thể xuất cảnh bằng thủ tục tái nhập cảnh trong thời gian đặc lệ, nhưng bạn phải quay lại Nhật trước khi thời gian đặc lệ kết thúc. Hãy hỏi cục xuất nhập cảnh trước khi đặt vé.

Những lỗi hay gặp

Nếu bạn từng có thời gian thất nghiệp, có vấn đề về thuế, ly thân hoặc ly hôn khi đang có visa Gia đình, hay từng vi phạm, hãy hỏi riêng hành chính thư sĩ hoặc luật sư trước khi nộp.

• Nộp sau ngày hết hạn. Ở lại mà không có đơn đang chờ xét là cư trú bất hợp pháp (overstay), vi phạm nghiêm trọng
• Nợ thuế cư trú, bảo hiểm y tế hoặc lương hưu, có thể khiến thời hạn được cấp ngắn hơn hoặc bị từ chối
• Đổi việc mà chưa khai báo, hoặc việc mới không hợp với tư cách
• Địa chỉ cũ vì chuyển nhà mà không báo tòa thị chính
• Làm thêm quá số giờ cho phép khi có visa Du học hoặc Gia đình
• Đặt vé đi lại quanh ngày hết hạn mà không kiểm tra quy định tái nhập cảnh
• Coi gia hạn chỉ là thủ tục cho có